Kiinteistöjohtamisen palvelut tuovat kiinteistön tähän päivään. Se auttaa kohti vastuullisuustavoitteta ja säästää niin aikaa kuin kustannuksiakin.
Toimimme kiinteistönomistajien tai -käyttäjien puolueettomana asiantuntijakumppanina. Tuemme kokonaisvaltaista kiinteistö- ja sopimusjohtamista sekä ylläpitotiedon ja palvelujen laadunhallintaa.
Kiinteistöjohtamisen palveluilla selvitetään kiinteistökannan nykytilanne, hahmotetaan mahdolliset korjaavat toimenpiteet ja nostetaan ylläpidon laatu uudelle tasolle. Vaikka toimimme ensisijaisesti kiinteistönomistajan edunvalvojana, tuemme myös kiinteistömanagerien työtä ja palveluntuottajien toiminnanohjausta. Yhdessä kehitämme ylläpidosta läpinäkyvää ja suunnitelmallista, mikä säästää kaikkien osapuolten aikaa ja rahaa.
Autamme kiinteistönomistajia hallinnoimaan palvelusopimuksia ja kehittämään niiden sisältöä laatu- tai vastuullisuustavoitteiden mukaisesti. Palvelusopimukset luovat kaikille yhteiset pelisäännöt, mikä helpottaa ylläpidon seurantaa ja raportointia. Myös käytännön ylläpitopalveluja ja huoltotoimintaa johdetaan sopimusten kautta, joten niiden on tärkeää olla ajan tasalla.
Varmistamme, että palvelusopimuksissa on esitetty toiminnan tavoitteet, eri osapuolten vastuut, vasteajat ja sanktiot. Yhtä tärkeää on, että huoltokirja päivitetään vastaamaan uusia palvelusopimuksia. Silloin palvelukuvaukset, huoltokirjan tehtävät ja käytännön toiminta ovat keskenään linjassa, mikä tukee kiinteistöjohtamista, toiminnan ohjausta ja tilojen häiriöttömyyttä.
Autamme päivittämään palvelukuvaukset ja -sopimukset todellisten palvelutarpeiden mukaan. Määrittelemme ylläpitopalvelujen sisällön ennen hankintoja, jolloin esimerkiksi siivous tai piha-alueiden kunnossapito, talotekniset- ja kiinteistön turvajärjestelmien huollot kilpailutetaan ajantasaisten tietojen pohjalta. Yhdenmukaiset tarjouspyyntömateriaalit auttavat saamaan palveluntuottajilta vertailukelpoisia tarjouksia.
Voimme huolehtia tarjousten vastaanotosta, käsittelystä ja vertailusta sekä esitellä eri vaihtoehdot tilaajalle valmiiksi analysoituina. Osallistumme tarpeen mukaan myös sopimusneuvotteluihin ja uusien palvelusopimuksen laadintaan. Lisäksi huolehdimme, että uudet palvelusopimukset ja -kuvaukset päivitetään kiinteistön sähköiseen huoltokirjaan.
Tarjoamme asiantuntija-apua tilanteisiin, joissa palvelut eivät vastaa laatuvaatimuksia, rakennuksessa on poikkeuksellisen paljon vikoja ja ylläpitokustannukset ovat nousseet. Palvelutoiminnan auditoinnit kertovat, mitä kiinteistössä tapahtuu, mistä kustannuksia syntyy, miten asioita hoidetaan ja kuka tehtävistä vastaa.
Palvelutoiminnan laadun seurantaan kuuluu esimerkiksi palvelurakenteen analysointi, rakennuksen kustannus- ja kulurakenteen vertailu sekä benchmarkkaus vastaaviin kohteisiin. Sähköinen huoltokirja tarjoaa vastuista ja velvollisuuksista tärkeää taustatietoa. Voimme arvioida myös tietojärjestelmien toimintaa, tiedonkulkua ja raportointia. Kun nykytilanne on selvillä, sitä voidaan alkaa kehittää tilaajan kustannus-, laatu-, ilmasto- tai ESG-tavoitteiden mukaan.
Viisaaseen sopimus- ja kiinteistöjohtamiseen kuuluu, että myös riskit tiedostetaan etukäteen ja niihin varaudutaan vakuutuksilla ja sopimuksilla. Auditoinneissa voidaan keskittyä kohteen henkilö- tai paloturvallisuuteen. Se varmistaa, että toiminta on mahdollisimman häiriötöntä, palvelujen laatu korkea ja turvallisuusriskit hallinnassa.
