Sähköiset huoltokirjat tukevat kestävää rakentamista

Huoltokirjapalveluissa on minusta hienointa, että saan nähdä rakennuksen koko elinkaaren suunnittelusta ylläpitoon. Koulutukseltani olen suunnitteluassistentti, mutta jo ensimmäinen työharjoittelu sähköisten huoltokirjojen parissa vei mukanaan, ja sillä tiellä olen edelleen. Sitowiselle tulin töihin Enco-yrityskaupan myötä vuodenvaihteessa 2021–22.

Pitkä elinkaari, pitkä käyttöikä

Huoltokirjoilla voidaan vähentää turhaa kulutusta, mikä tukee kestävää rakentamista. Työssäni minulla onkin mahdollisuus edistää sellaisia toimintatapoja, joilla pidennetään rakennusten elinkaarta ja laitteiden käyttöikää. Kun rakennusta ja sen laitteita huolletaan säännöllisesti, koneita ei tarvitse uusia eikä rakennuksia korjata niin usein. Hyvällä ylläpidolla ennaltaehkäistään myös huollon puutteista johtuvia korjauksia, ja hyvin hoidetun kiinteistön arvo säilyy.

Sähköinen huoltokirja luo positiivisia vaikutuksia myös rakennusten käyttäjille. Tärkeintä on rakennusten terveellisyys ja turvallisuus. Kun esimerkiksi ilmanvaihtokoneet huolletaan säännöllisesti, puhdasta ilmaa saadaan tiloihin riittävästi. Sisäilman laatu pysyy korkeana ja käyttäjät tyytyväisinä.

Hyvällä ylläpidolla ennaltaehkäistään myös huollon puutteista johtuvia korjauksia, ja hyvin hoidetun kiinteistön arvo säilyy.

Kaiken takana on luottamus

Kaikki huoltokirjatoiminta perustuu luottamukseen meidän ja asiakkaidemme välillä. Jotta huoltokirjajärjestelmä palvelee ylläpidon tarpeita, meidän on tunnettava asiakkaamme hyvin. Räätälöimme huoltokirjat puitesopimusasiakkaillemme tarkkaan heidän tarpeidensa mukaan, jolloin oikeanlainen huoltokirjarunko on valmiina myös uusia kohteita varten.

Sähköinen huoltokirja on hyödyksi vain, jos se pidetään ajan tasalla. Voimme viedä tiedot tehdyistä korjauksista ja laiteuusinnoista asiakkaan puolesta kohteen sähköiseen järjestelmään, jolloin tila- ja laitetiedot ovat kohdallaan arjen kunnossapitoa, korjaussuunnittelua ja raportointia varten. Huoltokirjasta löytyvät myös oikeat käyttöohjeet, ajantasaiset huoltokalenterit ja kaikki samat laitteet kuin rakennuksestakin.

Tarvittaessa koulutamme henkilöstön uuden huoltokirjan käyttöön ja varmistamme käyttöoikeusroolien kautta, että kaikilla osapuolilla on tietoihin sujuva pääsy.

Voimme toimia asiakkaan edunvalvojana myös järjestelmähankinnoissa. Tarjoamme puolueettoman mielipiteen, koska tunnemme hyvin kaikki tarjolla olevat huoltokirjajärjestelmät. Tarvittaessa koulutamme henkilöstön uuden huoltokirjan käyttöön ja varmistamme käyttöoikeusroolien kautta, että kaikilla osapuolilla on tietoihin sujuva pääsy. Voimme tukea myös laajemmin ylläpitoprosessien kehittämistä, kuten palvelupyyntöjen käsittelyä ja PTS-suunnittelua.

Kehityskohteena tietomallit

Sähköisessä muodossa oleva huoltokirja on vaadittu uudisrakennuksille vuodesta 2020 asti, kun uusi maankäyttö- ja rakennuslaki tuli voimaan. Velvoite koskee yhtä lailla asuinrakentamista kuin toimistoja, päiväkoteja, kauppakeskuksia ja kouluja. Kehitystä on jo tapahtunut, ja sähköisten huoltokirjojen ansiosta rakennuksiin liittyvä tieto on yhä harvemmin pelkän muistin varassa.

Kun kohteita on paljon, tarvittavien tietojen pitää löytyä nopeasti.

Rakennusten ylläpidossa on myös kehitettävää. Yksi haaste liittyy tietomalleihin. Niitä on yritetty saada osaksi rakennusten elinkaarta jo pitkään, mutta tietomallien käsittely on kentällä yhä liian raskasta. Tietomallien pitäminen ajan tasalla vaatii paljon resursseja, ja tiedon oikeellisuuden todentaminen on vaikeaa.

Ylläpitotyökalujen kehityksessä onkin tärkeää muistaa, että ovatpa työkalut minkälaisia tahansa, eri osapuolten pitää olla niitä helppo käyttää. Kun kohteita on paljon, tarvittavien tietojen pitää löytyä nopeasti. Sähköiseen huoltokirjaan onkin helppo tehdä merkintöjä tabletilla tai kännykällä, ja samaan helppouteen olisi päästävä myös tietomallien kanssa.